Internet para la Rendición de Cuentas - IPRC
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Documentos de Soporte
Condiciones mínimas para el uso de la herramienta
Humanas
El alcalde/sa y el contralor/a con sus funcionarios, comprometidos con la entrega de información oportuna, veraz, comprensible y completa a la ciudadanía.
Un funcionario/a de la entidad que se desempeñe como administrador/a de la página, que sea ingeniero/a o un técnico/a en sistemas con conocimientos sobre el funcionamiento de páginas de Internet, procesamiento de imágenes y textos, bases de datos y lenguaje HTML. Sería deseable que estas personas manejen también JavaScript, hojas de estilo, MySQL y Php.
Funcionarios de la alcaldía y la contraloría familiarizados con el uso de computadores (programas básicos tales como procesador de palabras y hojas de cálculo), para que alimenten la página y cumplan las funciones de autores y editores.
Técnicas
Dirección Web: Se requiere un nombre de dominio, dirección única que identifica las páginas de Internet. En Colombia la organización administradora del registro es la Universidad de los Andes. La información completa de cómo registrar un dominio se encuentra en la página de Internet http://www.nic.co ingresando a “Proceso para solicitud del dominio”.
Plataforma tecnológica adecuada:
a) Para el alojamiento:
Software:
Servidor Web Apache 2.0.54 o superior. Obtenga el servidor Web de Apache en http://httpd.apache.org/. El servidor web es el encargado de atender las solicitudes de los visitantes de las páginas a través de Internet.
Php 5.0.4 o superior. Obtenga Php de www.php.net. Php es el lenguaje de programación utilizado por las Aplicaciones de Acción.
MySQL 4.1.15 o superior. Obténgalo en www.mysql.com. MySQL es el servidor de bases de datos que se encarga del almacenamiento de los datos del sistema.
Salida de correo activa para el envió de notificaciones (servicio que posee el software).
Hardware:
512 Memoria Ram.
10 Gb de espacio en disco.
Procesador de 1 Ghz.
Enlace dedicado a Internet de 512Kbps.
Una unidad de backup (o DVD) para realizar copias diarias de la información.
b) Para la alimentación:
Software:
Cualquier navegador Web (Internet Explorer 5.5 ó superior, Mozilla FireFox 1X ó superior, Netscape 6.0 ó superior, entre otros).
Se sugiere tener software de ofimática.
Hardware:
Conexión a Internet en funcionamiento en la entidad. (Telefónica, satelital o por cable).
Equipo de cómputo con características mínimas de: Procesador 450Mhz, memoria 64MB, disco duro 5Gb y módem 56Kbps.
Plan de trabajo
Selección del administrador de la página:
el alcalde/sa o contralor/a analizan si en la entidad hay un funcionario que tenga el perfil profesional para administrar la página. Si no lo hay, se estudian las condiciones para su vinculación o contratación en función del perfil requerido y las tareas asignadas.
Funciones del administrador/a de la página:
- Instalar el software y poner en funcionamiento la página.
- Crear o modificar la configuración del sitio utilizando las Aplicaciones de Acción.
- Capacitar en el uso de la herramienta a los autores y editores. Para esto puede soportarse en el Manual de Autores y Editores.
- Solucionar los problemas técnicos que se presenten en la entidad con la operación de la página.
Conformación del equipo coordinador:
El alcalde/sa o contralor/a realizan reuniones con todos los funcionarios de cargos directivos de la entidad, para motivarlos y comprometerlos con el desarrollo de la página y conforman un Equipo Coordinador, responsable de orientar el proceso de puesta en marcha de la misma. Tres funcionarios son suficientes para integrar el Equipo Coordinador. Es necesario que de él haga parte el administrador de la página, el jefe de prensa o comunicaciones, y los encargados de control interno, o de planeación, o el secretario general de la entidad.
Funciones del equipo coordinador:
- Fortalecimiento del tema de gobierno electrónico al interior de la entidad.
- Motivar el cambio organizacional que implica el gobierno electrónico.
- Identificación de información para publicar en la página.
- Capacitación a los autores y editores.
- Seguimiento y retroalimentación permanente a la alimentación hecha por todas las dependencias de la entidad.
- Lanzamiento y divulgación de la página hacia la ciudadanía.
- Seguimiento a la operación cotidiana de la página.
Elección de Autores y Editores:
el Equipo Coordinador estudia la estructura y los contenidos de la base de datos que alimenta la página, y revisa cuáles dependencias, unidades u oficinas son la fuente de esa información.
El Equipo Coordinador, en conjunto con los funcionarios de cargos directivos, definen quiénes serán los funcionarios que harán de autores y editores, y cuál el cronograma para publicación de la información. Es necesario que cada dependencia, unidad u oficina tenga un editor y mínimo un autor.
Funciones del autor:
- Digitar y/o montar la información en la base de datos que soporta la página. Esta información no queda publicada en línea hasta no recibir autorización de un editor.
- Los autores son generalmente funcionarios con cargos de auxiliares o asistentes.
Funciones del editor:
- Responsable de la seguridad, calidad y veracidad de la información publicada en la página.
- Mediante un "nombre de usuario" y una "contraseña", publica, edita, aprueba y suprime documentos.
- Se recomienda que los editores sean los jefes de cada dependencia, unidad u oficina.
Muy importante
La página tiene una sección de comunicaciones, establecida para que tanto la entidad se comunique con la ciudadanía, como para que la ciudadanía pueda establecer contacto con la entidad, los secretarios o jefes de departamento y los servidores públicos en general, para solicitar información o para formular sus quejas y reclamos.
Es de gran importancia para el éxito de la página, que el alcalde/sa y el contralor/a tengan claramente definido el procedimiento para responder a los mensajes de la ciudadanía: quién recibe los mensajes, quién los tramita (lee, toma acciones y responde). Este es uno de los procesos generadores de transparencia en la entidad y hace parte de la rendición de cuentas.
Capacitación:
A los autores y editores por parte del administrador de la página, en el uso de la Internet y en la alimentación de la página. Puede apoyarse en el Manual de Autores y Editores.
Lanzamiento de la página:
el equipo coordinador organiza un lanzamiento público de la página, asegurándose que exista suficiente información ya publicada.
Se recomienda informar, a través de los diferentes medios de comunicación la dirección de la página, los propósitos y los servicios que tiene para la ciudadanía y el hecho de que toda la información de la entidad está abierta y transparente para quienes la quieran consultar.
El proceso de divulgación debe hacerse de manera permanente. Es conveniente motivar a los encargados de los centros de acceso comunitario a Internet de Compartel y cafés Internet, para que apoyen esta divulgación y guíen a la ciudadanía en las visitas a la página.
Seguimiento a la alimentación oportuna y completa de la página:
el Equipo Coordinador se encarga de diseñar los mecanismos para realizar esta tarea que debe permitir hacer mejoras permanentes al funcionamiento de la página.
